Integration von SAP GTS und SAP EWM im Wareneingang

Das Unternehmen bestellt Waren bei einem Lieferanten. Dieser bestätigt die Bestellung und avisiert gegebenenfalls die Lieferung.

Basierend auf der Bestellung wird im EWM ein erwarteter Wareneingang generiert. Dies bildet die Grundlage für die Erstellung einer Anlieferung, sobald die Ware eintrifft.

Sobald die (Zoll-)Sendung eintrifft, wird basierend auf den Lieferpapieren aus dem erwarteten Wareneingang die entsprechende Anlieferung erstellt. In der Anlieferung selbst, wird ein Kennzeichen gesetzt, dass es sich hierbei um eine Zollsendung handelt. Dies triggert den weiteren Zoll-Prozess. Die Mengen und Lieferpositionen des erwarteten Wareneingangs (entsprechend der Bestellung) können bei der Erstellung der Anlieferung gemäß den Lieferpapieren angepasst oder reduziert werden. Falls die (Zoll-)Sendung sich auf mehrere erwartete Wareneingänge bezieht, werden entsprechend mehrere Anlieferungen erstellt.
Bei Zollsendungen ist es wichtig zu beachten, dass die Sendung noch nicht vom Anlieferfahrzeug entladen werden darf, da dafür zunächst die Entladeerlaubnis (siehe Schritt 5) vom Zoll vorliegen muss.
Die EWM-Anlieferung wird an S/4HANA verteilt und dort repliziert, wo sie in den Folgebelegen der Bestellung ersichtlich ist. Im Falle einer Teillieferung wird die noch ausstehende Bestellmenge entsprechend reduziert und ein weiterer reduzierter erwarteter Wareneingang erstellt, der als Grundlage für die folgende Teilanlieferung dient.

Das Eintreffen der Sendung muss der Zollbehörde durch eine sogenannte Ankunftsanzeige gemeldet werden. Dies geschieht durch die Erfassung der MRN des Begleitdokuments der Sendung in EWM, die über eine Schnittstelle an GTS zur Übermittlung an den Zoll weitergeleitet wird. Dies geschieht, sobald die Anlieferung in SAP EWM auf den Status “In Yard” gesetzt wird.

Der Zoll prüft die Ankunftsanzeige und sendet als Antwortnachricht eine Entladeerlaubnis zurück, die es dem Unternehmen gestattet, die Sendung vom Anlieferfahrzeug zu entladen.

Nach dem Entladen der Sendung vom Anlieferfahrzeug muss die Konformität der Zollsendung überprüft werden, indem die Abwicklungsfrist auf dem Begleitdokument sowie die Anzahl der Packstücke überprüft werden. Das Ergebnis der Prüfung wird in EWM erfasst, und die Sendung wird entsprechend als “konform” oder “nicht konform” gemeldet.

Bei entsprechender Konformität bestätigt der Zoll dies durch eine Statusmeldung zur Beendigung des Versandverfahrens und sendet eine Verwahrungsmitteilung. Dadurch gilt die Sendung als gestellt und muss (abhängig von der Bewilligung) bis zur Überführung in ein anschließendes Zollverfahren vorübergehend verwahrt werden. Das bedeutet, dass die Ware während dieser Zeit nicht verändert werden darf, jedoch Tätigkeiten wie das Zählen der Mengen oder Erhaltungsmaßnahmen wie das Kühlen von Kühlwaren erlaubt sind.

Nach der ersten Prüfung der Sendung kann der Wareneingang für die Anlieferung erfolgen. Um sicherzustellen, dass die Ware nicht weiterverwendet und somit verändert wird, wird sie in den sogenannten Zoll-Sperrbestand überführt. Dadurch wird in EWM angezeigt, dass die Ware bereits eingetroffen ist, jedoch wird systemseitig verhindert, dass sie beispielsweise für die Bearbeitung von Kundenaufträgen verwendet wird.
Falls bei den ersten Prüfungen der Zollsendung wie dem Zählen Abweichungen zu den Lieferdokumenten und somit zur Anlieferung festgestellt werden, muss die Anlieferung entsprechend angepasst werden, da sie die Grundlage für den GTS-Folgebeleg und damit die Verzollung bildet.
Der Wareneingang aus SAP EWM wird nach S/4HANA verteilt, wo er in der Bestellabwicklung ersichtlich ist.

Die Zollsendung muss nun in ein Anschlussverfahren wie beispielsweise den zollrechtlich freien Verkehr überführt werden. In GTS liegt die Sendung dazu in einem Arbeitsvorrat bereit und kann von dort aus mithilfe einer Anschreibemitteilung (je nach Bewilligung auch alternativ durch eine Einzel-Zollanmeldung) in das entsprechende Anschlussverfahren überführt werden. Mit der Auswahl des Anschlussverfahrens gilt die Ware je nach Bewilligung bereits als überlassen, wodurch sie frei verwendet werden darf.
Daraufhin erfolgt eine Umbuchung des Bestandes in EWM (je nach Einstellung beispielsweise in den Qualitätsprüfbestand oder den frei verwendbaren Bestand).
GTS erstellt basierend auf den Daten aus der Anlieferung und dem ausgewählten Anschlussverfahren sowie den im System hinterlegten Bewilligungen eine Import-Zollanmeldung. Dabei handelt es sich beispielsweise um eine Anschreibemitteilung. Diese muss geprüft, gegebenenfalls angepasst oder um weitere Informationen ergänzt und anschließend an den Zoll versandt werden.

Nach der Umbuchung des Bestandes in EWM kann der für die Sendung und die Materialien vorgesehene Wareneingangsbearbeitungsprozess (wie beispielsweise Qualitätsprüfung, Etikettierung, Neuverpackung, Einlagerung usw.) erfolgen.

Mit Versand der Import-Zollanmeldung (in diesem Beispiel einer Anschreibemitteilung), erhält der Zoll alle relevanten Daten zur Ermittlung der Einfuhrabgaben (Zölle und Steuern).

Der Zoll bestätigt den Erhalt durch eine Verarbeitungsmeldung. Nach einer Prüfung der gemeldeten Inhalte der Zollanmeldung trifft das Unternehmen eine Entscheidung zur Anmeldung. Bei einer positiven Entscheidung zur Anmeldung enthält die Nachricht den Hinweis, dass die Ware als überlassen gilt und der Import somit vorläufig abgeschlossen ist.