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Integration von SAP GTS und SAP EWM im Warenausgang
SAP Extended Warehouse Management
SAP Global Trade Services
Für den Versand von Waren in ein Drittland ist eine zollrechtliche Abfertigung erforderlich. Mithilfe von SAP GTS können Unternehmen diese Abwicklung mit Hilfe der elektronischen Ausfuhranmeldung eigenständig durchführen. Hat das Unternehmen zusätzlich zu SAP GTS auch SAP S/4HANA und SAP EWM im Einsatz, kann die Zollabwicklung im Warenausgangsprozess über alle drei Systeme integriert stattfinden.
In diesem Beitrag erläutern wir Ihnen, wie Sie einen Exportvorgang mit SAP EWM, SAP GTS und SAP S/4HANA durchführen können.
Hinweis: Durch Vereinbarungen des Unternehmens mit dem Zoll, basierend auf sogenannten Bewilligungen, kann der Ausfuhrprozess für das Unternehmen zusätzlich vereinfacht werden.
Prozessfluss mit SAP GTS und SAP EWM
Der Warenausgangs-Prozess für einen Exportvorgang mit den integrierten Systemen SAP S/4HANA, SAP GTS und SAP EWM stellt sich im Ganzen wie folgt dar:
Die Grundlage der Ausfuhranmeldung bildet eine Rechnung. In SAP S/4HANA werden Rechnungen standardmäßig nach dem Warenausgang erstellt. Da die Ausfuhranmeldung jedoch vor dem Warenausgang erfolgen muss, wird die Rechnung hierfür vor dem Warenausgang benötigt. Unternehmen können hierzu mit Proformarechnungen arbeiten, die bereits auf Basis der Auslieferung vor dem Warenausgang erstellt werden können. Alternativ können sie auch auf den Best-Practice-Ansatz der Rechnungserstellung vor dem Warenausgang (Invoice Before Goods Issue, IBGI) zurückgreifen, der vorstehend erläutert ist.
Im Folgenden werden die Buchungs- und Prozessschritte im Detail erläutert.
1. Erfassung eines Kundenauftrags (S/4HANA)
Ein Kunde mit Lieferadresse in einem Drittland bestellt Waren bei Ihrem Unternehmen. Sie erfassen den Kundenauftrag in Ihrem System und bestätigen diesen.
2. Auslieferung (S/4HANA - EWM)
Wenn das Lieferdatum erreicht ist und die bestellte Ware verfügbar ist, wird auf Grundlage des Kundenauftrags im Sammelgang eine Auslieferung generiert oder manuell angelegt. Diese wird an das SAP EWM-System übertragen und dient dort als Grundlage für die folgenden Lagerprozesse. Wenn ein dezentrales SAP EWM-System verwendet wird, wird basierend auf der Auslieferung eine Auslieferungsanforderung in SAP EWM erstellt, die automatisch in einen Auslieferungsauftrag überführt wird. In einem in SAP S/4HANA eingebetteten Embedded EWM existiert keine separate Auslieferungsanforderung und der Auslieferungsauftrag wird direkt erstellt.
3. Kommissionierung (EWM)
Bei der Kommissionierung werden die Waren, die für den Kundenauftrag benötigten werden, aus dem entsprechenden Lagerfach entnommen und im Anschluss für die Verpackung bereitgestellt.
Das EWM erstellt hierfür Kommissionier-Lageraufgaben auf Basis des Auslieferungsauftrags. Diese werden in SAP EWM zu einem Lagerauftrag gebündelt. Der Lagerauftrag ist das Arbeitspaket, das den einzelnen Ressourcen im Lager, wie den Kommissionierer/-innen, übergeben wird. Die Lageraufgaben enthalten dabei die Artikel des Auslieferungsauftrags und ihre jeweilige Menge, die aus den Lagerfächern zu entnehmen ist, um den Kundenauftrag zu erfüllen.
4. Verpackung (EWM)
Die bereitgestellten Waren werden gemäß der Versandanforderungen in geeigneten Verpackungsmaterialien verpackt.
5. Auslieferung (EWM - S/4HANA)
Nach Abschluss der Verpackung wird die Auslieferung (engl. Final Delivery, FD) in SAP EWM erstellt. Diese aktualisiert die Auslieferung in SAP S/4HANA, wobei u.a. die Verpackungsdaten übertragen werden. Somit sind die Verpackungsdaten, die für die Ausfuhranmeldung benötigt werden, in der Auslieferung in SAP S/4HANA verfügbar und können in den folgenden Schritten über die Rechnung in die Ausfuhranmeldung übernommen werden.
6. Rechnungsanforderung (EWM - S/4HANA)
Nach Abschluss des Verpackens wird aus SAP EWM heraus eine Rechnungsanforderung an das SAP S/4HANA-System gesendet.
Je nach Einstellung kann eine Rechnung entweder pro Auslieferung oder pro Sendung (also dem Inhalt eines Fahrzeugs oder einer Transporteinheit) erstellt werden. Da für jede Rechnung eine Ausfuhranmeldung erstellt wird, ist es aus Sicht des Exports sinnvoll, im Falle mehrerer Auslieferungen, die für denselben Warenempfänger gedacht sind, nur eine Rechnung zu erstellen.
7. Rechnung (S/4HANA - GTS)
Die Rechnungsanforderung aus SAP EWM löst in SAP S/4HANA die Rechnungserstellung aus. Dabei wird die Rechnung vor dem Warenausgang (Invoice Before Goods Issue, IBGI) auf der Grundlage der Auslieferung im SAP S/4HANA-System erstellt. Falls sich aus der Länderkonstellation zwischen Unternehmen und Warenempfänger eine Exportrelevanz ergibt, wird die Rechnung an SAP GTS weitergeleitet.
8. Ausfuhranmeldung (GTS - Zoll)
Basierend auf der im SAP S/4HANA-System erhaltenen Rechnung erstellt SAP GTS automatisch eine Ausfuhranmeldung, wobei die vorhandenen Bewilligungen berücksichtigt werden, z. B. für das vereinfachte Verfahren. Dabei werden alle benötigten Informationen für die Zollanmeldung aus den Vorbelegen übernommen. Die Ausfuhranmeldung muss von der bearbeitenden Person geprüft, gegebenenfalls ergänzt oder angepasst und anschließend elektronisch über die System-Schnittstelle an den Zoll gesendet werden.
Liegen für einen Exportvorgang Ausfuhrgenehmigungen vor, werden diese bei Erstellung der Ausfuhranmeldung gefunden und den Zoll entsprechend mitgeteilt. Gleiches gilt für weitere Unterlagen wie verbindliche Zolltarifauskünfte o.ä.
9. Exportfreigabe & Ausfuhrbegleitdokument (Zoll - GTS)
Die Ausfuhranmeldung wird vom Zoll überprüft, und in der Regel erhält das Unternehmen, insbesondere für vereinfachte Zollanmeldungen, innerhalb weniger Minuten eine Überlassung zur Ausfuhr, also eine Exportfreigabe, sowie das dazugehörige Ausfuhrbegleitdokument. Damit kann der Versand der Ware erfolgen.
Das Ausfuhrbegleitdokument muss die Ware bis zur EU-Außengrenze physisch begleiten, da es den Nachweis für die Zulässigkeit der Ausfuhr darstellt. Durch die enthaltene MRN (Movement Reference Number) kann der EU-Zoll die Sendung während des Transports jederzeit identifizieren.
10. Verladung (EWM)
Nach Erhalt der Exportfreigabe und Anbringung des Ausfuhrbegleitdokuments an der Sendung kann in SAP EWM die Verladung auf das Abholfahrzeug erfolgen.
11. Warenausgang (EWM - S/4HANA)
Nach Abschluss der Verladung verlässt das Abholfahrzeug das Lager mit der Ware, und die systemseitige Warenausgangsbuchung kann erfolgen. Die Information über die Warenausgangsbuchung wird an SAP S/4HANA übermittelt, wo sie die Auslieferung aktualisiert und die Bestandsbuchung sowie die Erstellung von Buchhaltungsbelegen auslöst.
Nachgelagerter Prozess
Ein endgültiger Abschluss des Zollprozesses erfolgt erst, wenn die Sendung die EU endgültig verlassen hat. Dazu wird an der Ausgangszollstelle (Zollstelle an der EU-Außengrenze) das Ausfuhrbegleitdokument vorgelegt und die Ware damit ein zweites Mal vorgeführt (gestellt). Dadurch registriert der Zoll, dass die Ware das Zollgebiet der EU verlässt, also exportiert wird. Das Ausfuhrbegleitdokument wird abgefertigt, und die Ware wird zum Ausgang überlassen. Anschließend sendet der Zoll dem Unternehmen einen elektronischen Ausgangsvermerk.
Fazit
Der beschriebene Prozess zeigt die effiziente Integration von SAP GTS, SAP S/4HANA und SAP EWM zur Erfüllung der zollrechtlichen Anforderungen im Warenausgangsprozess bei Exporten in Drittländer. Durch die Integration der Systeme wird eine nahtlose Abwicklung des gesamten Exportprozesses ermöglicht, beginnend bei Erfassung des Kundenauftrags bis zur Ausfuhr der Ware. Die systemübergreifende Kommunikation und der elektronische Nachrichtenaustausch mit dem Zoll gewährleisten eine effiziente und transparente Abwicklung, die zu einem reibungslosen Geschäftsverlauf und zur Einhaltung der zollrechtlichen Vorschriften führt.
